大量の書類を断捨離する【いらない書類を見分けるコツとは?】

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断捨離・整理術
おさるさん
おさるさん

書類が多すぎて困っている
でもどの書類を捨てて良いのか分からない
重要な書類を捨てて困ったことがある
書類の収納方法を知りたい

本記事ではこんなお悩みを解決します。この記事を書いている私はゆるミニマリストになり約2年ほどです。

みる
みる

本記事の信頼性
・初期状況:2m×65cmの棚、カラーボックス×2、学習机にモノがパンパンに詰まってた。
服はクローゼットと自室におさまらず別室に。
・約2年半かけて断捨離に成功。現在の持ち物は6分の1ほどに。

断捨離しても困らない書類

手放しても困らない書類リストは次の通りです。一つ一つ見ていきましょう。

  • 手紙の封筒
  • 約款/カードの台紙
  • 期限切れの保証書
  • 見られたら恥ずかしいもの
  • PDFでダウンロードできる説明書

手紙の封筒

クレジットカードやキャッシュカード、保険証書など重要な書類は封筒に入って届きます。「どこからきたのか分かりやすいように」と”封筒ごと”保管している方が多いのではないでしょうか。しかし、封筒はかさばるだけではっきり言って邪魔です。なくても全く困らないと断言できるので、まずは封筒類を手放しましょう。

約款/カードの台紙

クレジットカードやポイントカード、キャッシュカードの約款、台紙。何となく捨ててはいけないもののような気がします。筆者も実際に数年間保管していたので、気持ちはよく分かります。
まず約款の内容はwebサイトで最新のものを確認できるので、自分で保管しておく必要はありません。
カードの台紙にはカード番号や利用者情報、発行年月などが記載されています。一方で、カードが貼ってあった部分がベタベタしているので、保管に困りませんか?大事なのは台紙自体ではなく台紙に記載されている情報なので、情報は別途控えています。また、紛失時などの問い合わせ先が書いてある場合も情報を控えておきましょう。書き写すのがめんどくさい場合は、台紙の一部を切り取ってノートに貼っておくとかさばらずに保存できます。

期限切れの保証書

期限が切れた保証書を使うことはできませんので、不要です。
保証期限後も利用できるサポートセンターの連絡先が書いてある場合などは控えておきましょう。トラブル時に役にたつかもしれません。

見られたら恥ずかしいもの

「誰にも見られたくない!」と思うようなものを保管してある方。自分で処分できるうちに処分しましょう。
筆者は20代ですが、「生きている中でいつ何があるのかわからない」と考えているので、自分が亡くなったときに家族に見られたくないものは手元に残していません。昔書いた日記や自分への手紙などを見返してみたら恥ずかしかったので、ハンドシュレッダーで処分しました。

PDFでダウンロードできる説明書

電化製品の取扱説明書って、サイズが異なったり分厚いものがあったり保管方法に困りませんか?しかし、いざというときにないと困るものでもあります。メーカーさんのwebサイトからPDFでダウンロードしてクラウドに保存しておくのがおすすめです。

断捨離するのに注意が必要な書類

断捨離するのに注意が必要な書類は次の通りです。

  • 公的書類/保険証書
  • 確定申告に必要な書類
  • 期限内の保証書
  • 大切な手紙や色紙、アルバム

公的書類/保険証書

マイナンバーカード(もしくは通知カード)、年金手帳などの公的書類や、火災保険/生命保険などの保険証書などは保管しましょう。筆者は入社手続きのときに年金手帳を焦って探しましたが、この記事を読んで「どこにあるっけ?」と思った方はこれを機に保管場所を決めましょう。

確定申告に必要な書類

確定申告をする方は保存する必要があります。また、確定申告をする予定がない方も医療費の領収書を保存するのがおすすめです。急な入院などがあって医療費控除の対象になる可能性が誰にでもあるためです。

期限内の保証書

電化製品が故障してしまったときなどに備えて期限内の保証書は保存しましょう。

大切な手紙や色紙、アルバム

手放したあとに取り返しのつかないものになるので、迷ったら残すのをおすすめします。ただ、手紙の外の封筒はかさばるので本文が書いてある中身だけ保存しています。写真のように100均に売っているポストカードファイルがおすすめです。

色紙やアルバムはそのままだと保管しにくいものが多かったので、保管しやすい形にしました。中身を切り取って新しいものに貼り付けたり、ラミネートして補強しました。

書類の保存方法のコツ

封筒から出してファイルに収納

重要な紙書類は全て封筒から出した上で、ファイルに保存しています。具体的な書類の保管方法についての記事は作成中です。

迷うものはデータ化する

迷うものはスキャナーでデータ化します。「Adobe Scan」というスマホのアプリを使えば、スキャナーがなくても簡単に書類をスキャンすることができます。データで保存すれば場所を取りません。

筆者は音楽をやっていて、大量の楽譜や自分が出演した演奏会のプログラムなどで大幅に場所を取っていました。しかし、AdobeScanを使って楽譜類を全てデータ化したので、音楽系の紙類の保管場所は3分の1ほどになりました。日常的に使う教本や直近の演奏会の楽譜は紙で使っていますが、過去のものは全てデータです。

まとめ:書類を断捨離するコツとは

  • 断捨離しても困らない書類と断捨離するのに注意が必要な書類に分ける
  • 断捨離しても困らない書類は手放す
  • 重要な書類はファイルに収納する
  • 断捨離するか迷った書類はデータ化する

本記事のポイントは上記の4つです。不要な書類は手放して、身軽になりましょう。断捨離が完了したら、こちらの記事を読んで書類の整理を進めましょう。最後までお読みいただきありがとうございました。