ズボラでもできた!種類別の書類整理について簡単ルールまとめ

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断捨離・整理術
おさるさん
おさるさん

・書類整理の方法を知りたい
・うまく整理できなくてすぐに散らかってしまう
・書類をすっきりさせたい

本記事ではこんなお悩みを解決します。

みる
みる

本記事の信頼性
・初期状況:2m×65cmの棚、カラーボックス×2、学習机にモノがパンパンに詰まってた。
 服はクローゼットと自室におさまらず別室に。
・約2年半かけて断捨離に成功。現在の持ち物は6分の1ほどに。 

重要書類の整理ルール

重要書類の整理にはルーパーファイルを利用

重要書類の整理には「ルーパーファイル」を利用しています。ルーパーファイルに穴を開けたクリアファイルをファイリングして使っています。「中身が分かりやすい、取り出しやすい、柔軟に数を増やせる、壊れても取り替えられる」という点でとても気に入っています。

下記の4つは必ず保管が必要です。下記4つに加えて世帯主の方は不動産売買やリフォームに関する契約書、家賃の領収書なども保管しましょう。

  • 年金手帳
  • パスポート
  • マイナンバーカード
  • 保険証書
「貼れるポケット」を使用した書類整理方法について説明

マイナンバーカード、年金手帳、パスポートはファイルに保管すると迷子になりそうな大きさなので、100均の「貼れるポケット」を利用して保管しています。「A4ファイルに統一したいけど、大きさが違うものがあって困っている」という方におすすめです。

また、ねんきん定期便と確定拠出年金の通知書、住民税の通知書は1年分だけ取っておいて最新のものがきたら古いものを処分します。

確定申告に必要な寄附金控除証明書なども1つのファイルにまとめましょう。ルーパーファイルを使えば中のクリアファイルの数を増やせるので、年数分保管できます。確定申告に関わる書類は法律によって保存期間が決められていますので、各々の申告方法に合わせて決められた期間、保管をしましょう。「国の制度や保険にかかわる書類はここ!」と決めておくと分かりやすいです。

医療費関係書類の整理ルール

「ノートカバーにもなるスリムポケットフォルダー」を利用した書類整理方法を説明。

医療費関連の書類の整理には無印良品の「ノートカバーにもなるスリムポケットフォルダー」を利用しています。医療費関連の領収書はA5サイズが多いので、ちょうど良いサイズです。確定申告に使う領収書と、健診関連のハガキ、処方薬の説明書を入れています。6ポケットついているので、仕分けが簡単です。

【番外編】ファイルの整理

病院関連の書類として医療費ファイルの他に、薬局でいただいたお薬手帳と100均で購入した診察券ケースもあります。病院関連の3点セットをまとめたいのですが、まだ最適解が見つかっておらずプラスチックの書類ケースに入れています。

プラスチックの書類ケースは100均で購入したものです。病院関連の3点セットの他に、使っていないファイルや余ったルーズリーフノートなどを保管しています。

説明書類の整理ルール

説明書類は基本的に紙ではなくPDFで保存しています。紙で保存しようとするとかさばるのと、サイズが違うものが多く扱いづらいからです。大体の電化製品の説明書は機種名で検索をかければ出てくるので、紙で保存する必要性があまりないことも理由の一つです。

現在使っている電化製品の説明書の中で、ネット上で検索してPDFで保存できるものはダウンロードするのがおすすめです。もしPDFでなければ、そのまま紙で保存しましょう。

保証書類の整理ルール

保証書を期限・種類別に保管することを説明。

保証書類は期限・種類ごとに分けて保管しています。100均の30穴クリアポケットシリーズの「差し込みタイプ4ポケットファイル」を利用しました。元々は30穴(ルーズリーフ用)の台紙のようなものに4つのポケットファイルがくっついてたのですが、全て台紙から外させていただきました。ごめんなさい、ダイソーさん。でも、保証書の保管にちょうど良いサイズだったんです!

保証書の種類・期限ごとに分類しています。私は一番左から「ブランド・アクセ類の保証書」「時計の保証書」「1年保証の電化製品の保証書」「1年より長い電化製品の保証書」と分けています。定期的に見直すのは1年保証のポケットのみです。

その他・書類の整理ルール

見開きクリアファイルと5ポケットファイルの使い分けを説明

最後に2つのファイルを紹介します。1つは5ポケットファイルで、保管しているものは下記の3種類です。

  • 通信会社との契約書
  • 奨学金関連の書類
  • 長期保証の保証書

もう一つの見開きクリアファイルには資格の合格証書をまとめて保管しています。取り出して見る機会が少ないので、2種類にざっくり分けるのみです。

まとめ:書類の整理ルール

本記事は私が実践している書類の整理ルールについて紹介しました。ルールを決めて分類することですっきりきれいに書類を整理することができます。本記事を参考にぜひ実践してみてください。また、本記事を読んで不要な書類を断捨離しようと思った方はこちらの記事をご参照ください。最後までお読みいただきありがとうございました。